رقومی سازی اسناد و مدارک: مدیریت و فرایندها

گفتاری از مترجمان. 15

مقدمه. 17

فصل اول : رقومی‌سازی در بافت مدیریت مجموعه. 21

مقدمه. 21

تأثیر فنآوریهای نو. 21

مدیریت مجموعه. 25

دسترسی به محتوا و مضمون. 27

برنامه‌ریزی و داده‌پردازی با حداقل مخاطره 29

چهار مرحله از عملیات رقومی‌سازی.. 31

رقومی‌سازی مناسب در مدیریت مجموعه. 34

خلاصه فصل.. 35

کتابشناسی.. 36

فصل دوم: پیش از رقومی‌سازی: منابع، تأمین کنندگان داخلی، خارجی و عناصر عملیاتی.. 39

مقدمه. 39

تأثیر اجرای طرح بر سازمان. 39

کارگاه حفاظت و آماده‌‌سازی منابع. 40

استفاده از متخصصان حفاظت منابع. 42

انتخاب تأمین‌کننده خارجی.. 43

موافقان و مخالفان همکاری با تأمین‌کنندگان خارجی.. 43

همکاری با تأمین کنندگان خارجی.. 44

فواید رقومی‌سازی به وسیله نیروهای داخلی.. 46

داخل یا خارج؟. 47

شرایط محیطی.. 48

برنامه‌ریزی مقابله با حوادث غیرمترقبه. 49

جابه‌جایی منابع. 49

جریان کار. 49

نقش میکروفیلم. 50

فیلم به عنوان رسانه محافظ منابع چاپی.. 50

رویکرد ترکیبی.. 51

تأثیر بر تصویربرداری.. 51

خلاصه فصل.. 52

کتابشناسی.. 53

فصل سوم: تصویر رقومی.. 55

مقدمه. 55

مفاهیم پایه‌ای.. 56

رزولوشن یا شفافیت… 56

عمق-رنگ/ عمق-بیت… 58

مدیریت رنگ…. 59

تصویر اصلی بایگانی در مقابل  نسخه‌های خدماتی.. 61

پس‌پردازی.. 62

بهسازی تصویر. 62

فشرده‌سازی.. 63

مشخصات تصویر. 64

وضع یک استاندارد. 66

خلاصه فصل.. 68

کتابشناسی.. 68

فصل چهارم: فرآیند انتخاب… 71

مقدمه. 71

راهبردی برای رقومی‌سازی.. 71

نمونه‌هایی از راهبرد رقومی‌سازی.. 72

مطالعه موردی: رقومی‌سازی با هدف تسهیل دسترسی: آرشیو ملی بریتانیا 72

رقومی‌سازی با هدف حفاظت از منابع:  متامورفوز. 72

رقومی‌سازی با هدف آموزش:   جیسک…. 73

اصول و فرآیند انتخاب… 73

درخواستها و پیشنهادات.. 74

رویه انتخاب.. 75

کادر اجرایی.. 76

انتخاب.. 77

تأثیر قالب و وضعیت فیزیکی مجموعه. 78

اجرای ارزیابی مقدماتی.. 78

به دنبال چه هستید؟ 80

تنوع در مجموعه. 80

اندازه و تعداد منابع. 81

قالب و رسانه. 81

وضعیت منابع. 82

اولویت‌بندی.. 82

مجموعه‌های خاص…. 83

خلاصه فصل.. 84

کتابشناسی.. 85

فصل پنجم: پیمایش مجموعه­ها 87

مقدمه. 87

چرا پیمایش؟. 87

اجرای یک پیمایش… 89

بررسی بخشی از مجموعه، پیمایش مقدماتی.. 89

برنامه‌ریزی ارزیابی مجموعه. 91

مدت زمان لازم برای ارزیابی.. 92

چه کسانی قادر به ارزیابی می‌باشند؟ 92

روش ارزیابی.. 93

ارزیابی به روش نمونه‌گیری یا ارزیابی جامع؟ 95

روش‌شناسی ارزیابی از طریق نمونه‌گیری.. 95

اندازه نمونه. 95

نمونه‌گیری لایهای.. 97

انتخاب نمونه. 97

• نمونه‌گیری تصادفی.. 98
• نمونه گیری سیستماتیک (نظام‌مند) 98

چه مواردی باید در فرم ارزیابی ثبت گردد؟ 98

وضعیت فیزیکی منابع. 99

اوراق سوخته و در هم ریخته. 100

صحافی‌های آسیب‌دیده 100

تاشدگی وپیچ خوردگی اوراق. 100

روکش جلد آسیب‌دیده یا نامناسب.. 101

مرمتهای پیشین. 101

رنگ‌پریدگی جوهر. 102

تعداد منابع. 103

ابعاد و وزن منابع. 104

مواد به کار رفته در سند و قالب آن. 106

اتصالات.. 109

ضمیمه (پیوست) 109

صحافیهای مستحکم. 110

مشهود بودن نوشتجات صفحات زیرین. 111

نامتعارفات.. 112

تحلیل داده‌ها و تصمیم‌گیری.. 112

خلاصه فصل.. 113

کتابشناسی.. 114

فصل ششم: تجهیزات تصویربرداری.. 115

مقدمه. 115

خطرات احتمالی درفرآیند تصویربرداری.. 116

آسیب فیزیکی.. 116

تابش نور. 117

گرما 117

آشفتگی منابع. 118

خصوصیات مهم. 118

مشخصات تصاویر. 118

سرعت تصویربرداری.. 118

محدودیتهای فیزیکی.. 120

نرم افزار و سهولت استفاده 121

پشیبانی فنی دستگاه 121

هزینه. 122

انواع پویشگرها 122

پویشگرهای مسطح   123

پویشگرهای ستاره ای یا اورهد  124

دوربین­های رقومی   125

پویشگرهای جلوبرنده ورق   126

مطالعه موردی: پرونده­های سرشماری 1911. 127

پویشگرهای درام (استوانه‌ای شکل) 127

پویشگرهای اختصاصی.. 128

پویشگرهای مختص کتابهای V شکل.. 128

پویشگرهای هوشمند (پویشگرهای روباتیک کتاب) 128

پویشگرهای ویژه منابعی با ابعاد بزرگ.. 128

پویش رسانه­های شفاف.. 129

انتخاب و آزمایش…. 129

خلاصه فصل.. 131

کتابشناسی.. 131

فصل هفتم: آماده‌‌سازی قالب و اتصالات منابع 133

مقدمه. 133

آماده‌‌سازی قالب و اتصالات… 134

اتصالات.. 134

تأثیر تفکیک اتصالات بر سلامت اسناد 137

تمهیدات لازم در مواجهه با متون پنهان. 138

تصویربرداری از اسناد بدون تفکیک اوراق. 138

تفکیک اوراق، اتصال مجدد 141

ابزار مورد نیاز و تأثیر آن بر گردش کار. 142

مطالعه موردی: فهرست مسافران ورودی.. 144

بسته هایی از اوراق تاخورده و لوله شده 145

آماده‌‌سازی اسناد تاخورده 145

مزایای آماده‌‌سازی و دستکاری اسناد 145

مطالعه موردی: طرح آزمایشی. مکاتبات کشتیرانی به زبان هلندی.. 146

صحافی.. 147

تأثیر از بین بردن صحافی در حفاظت از مجموعه. 149

تهیه پویش از کتابهای صحافی‌ شده 150

حذف صحافی و صحافی مجدد 151

چه زمانی باید تفکیک اوراق انجام ‌شود؟ 153

مطالعه موردی: پرونده‌های آماری 1911. 154

مطالعه موردی: گزارش‌های قضات (صورتجلسات قضات) 156

تنظیم آماده‌‌سازی در گردش کار. 157

گزینة اول: انجام کلیه فعالیتهای آماده‌‌سازی در حین تصویربرداری.. 157

گزینة دوم: انجام کلیه فعالیتهای آماده‌‌سازی در یک مرحله مستقل.. 158

آماده‌‌سازی اسناد و حفاظت از منابع. 158

خلاصه فصل.. 159

کتابشناسی.. 159

فصل هشتم: آماده‌‌سازی اسناد آسیب‌دیده 161

مقدمه. 161

آیا همیشه آماده‌‌سازی منابع ضرورت دارد؟. 161

خسارات بزرگ و کوچک… 162

بهره‌گیری از کاردانهای حفاظت منابع. 165

گزینه‌های ترمیمی.. 166

پایدارسازی سند. 166

خوانایی متن.. 167

محدودیت زمان. 167

اقدامات لازم در زمان مواجهه با آسیب‌دیدگیهای شدید. 169

مستندسازی.. 172

تنظیم حفاظت در گردش کار. 173

انتخاب اول: آماده‌‌سازی در مرحله‌ای جداگانه. 174

مطالعه موردی: پرونده های سرشماری 1911. 175

مطالعه موردی: طرح برخط کردن اوراق دولتی.. 176

انتخاب دوم: ترکیب فرآیندهای تصویربرداری و آماده‌‌سازی.. 178

مطالعه موردی: فهرست مسافران عازم 179

انتخاب سوم: همکاری واکنشی یا عمل و عکس العمل با تیم تصویربرداری.. 180

مطالعه موردی: پرونده‌های سربازان وظیفه. 181

خلاصه فصل.. 182

کتابشناسی.. 183

فصل نهم: راه‌اندازی عملیات تصویربرداری.. 185

مقدمه. 185

محیط کار. 186

ابعاد و چیدمان محیط کار. 187

محل تصویربرداری.. 187

بهداشت و امنیت.. 189

ابزار و وسایل. 190

مواد و وسایل بهداشتی.. 190

گردش کار و ردیابی اسناد 191

گزینش نیروی انسانی.. 192

آموزش آماده‌سازی و حفاظت از منابع. 194

بهره‌گیری از متخصص آماده‌ساز در اجرای طرح. 194

خلاصه فصل. 195

کتابشناسی.. 196

نتیجه‌گیری.. 197

فهرست تصاویر

شکل 1-1: مثلث مدیریت مجموعه، ایجاد پیوند بین ارزشهای یک مجموعه و دسترسی به آن.. 26

شکل 2-1: چهار مرحله از رقومی‌سازی… 32

شکل 3-1: مثلث مدیریت مجموعه، بین حفاظت، استفاده و رشد مجموعه به وسیله رقومی‌سازی ارتباط برقرار می‌کند (بروکرهوف و دیگران، 2009). 35

شکل 1-5: منابعی که صحافی آنها دچار خسارت شده را می‌توان به راحتی رقومی کرد، اما باید درهنگام دستکاری آنها مراقب اوراق جداشده بود. 100

شکل 2-5 : بروشور به پارچه‌ای دوخته شده که تصویربرداری از صفحات پشتی را دشوار ساخته است…. 101

شکل 3-5: در صورتی که تعمیرات قبلی مانع خوانایی متن شوند باید اثرات آن را از بین برد. 102

شکل 4-5: رنگ‌پریدگی جوهر بر خوانایی متن تأثیر منفی دارد. 103

شکل 5-5: ممکن است منبعی شامل برگه‌های تاخورده باشد.. 105

شکل 6-5: بسته هایی از اوراق تاخورده. 108

شکل 7-5: یک نمونه از فایل ضمیمه‌دار. 108

شکل 8-5: اوراق درهم ریخته که در داخل یک مجلد قرار گرفته­اند.. 108

شکل 9-5: برگه ضمیمه شده به یک نمایه. 110

شکل 10-5: نمونه‌ای از صحافی مستحکم که موجب خمیدگی قسمت عطف کتاب شده است…. 111

شکل 11-5: متن صفحه زیرین به دلیل نازکی برگه در تصویر نمایان شده است…. 111

شکل 1-7:  طیف وسیع ابزارهای اتصال.. 135

شکل 2-7: ابزار اتصال، قسمتی از متن را پنهان کرده است…. 136

شکل 3-7: دستکاری اسنادی که اتصالات آنها آسیب‌دیده است دشوار می‌باشد زیرا که کوچکترین اشتباه موجب پارگی کلیه اوراق خواهد شد   136

شکل 4-7 : استفاده از وزنه مارپیچ برای ثابت نگهداشتن سند.. 140

شکل 5-7: انواع مناسب وزنه‌های کتاب… 140

شکل 6-7: نامه های کشتیرانی به زبان هلندی قبل از آماده‌‌سازی… 147

شکل 7-7: نامه های کشتیرانی به زبان هلندی بعد از آماده‌‌سازی… 147

شکل 8-7: قسمتی از متن در زیر بخش دوخته شده پنهان گردیده است…. 148

شکل 9-7: الگویی از نمایش شماره صفحات چهار برگه تاخورده. 150

شکل 10-7: سندی که پس از تصویربرداری صحافی مجدد شده است…. 152

شکل 11-7: نمونه ای از کناردوزی… 152

شکل 12-7: در ترکی‌دوزی، تعداد کوک­ها زیاد و کوچک است…. 153

شکل 13-7: مجلد سرشماری، قبل از پویش، به وسیله رشته نخ‌­هایی در کنار یکدیگر قرار داده شد.. 155

شکل 14-7: بعد از پویش رشته‌های نخ باز شده و اوراق مربوطه به وسیله گره‌­های نخی مخصوص به یکدیگر متصل شده‌ اند   155

شکل 15-7: صحافی گزارشهای قضات به شدت آسیب‌دیده است…. 156

شکل 16-7: تفکیک و آماده‌‌سازی برخی از اوراق شکل 15-7. 156

شکل 1-8: خسارات کوچک که می‌توان آن را در حین تصویربرداری و به صورت دستی برطرف کرد. 163

شکل 2-8: نمونه ای از خسارت گسترده که تعمیر آن حضور متخصص حفاظت را می‌طلبد.. 163

شکل 3- 8: این نوع خسارت به دلیل عدم تأثیر بر خوانایی متن نیاز به مرمت ندارد. 164

شکل 4-8: چنانچه سند آسیب‌دیده‌ای سست و شکننده باشد حضور متخصص حفاظت ضروری است…. 165

شکل 5-8: یک سند شکننده با میزان خسارت بالا.. 169

شکل 6-8: احیای سند در شکل  5-8 توسط متخصص حفاظت…. 169

شکل 7-8:روکش پلی‌استر متصل از دو طرف…. 171

شکل 8-8: در دستکاری برگه‌های ترد و شکننده می‌توان از روش برگه‌گذاری در زیر آنها استفاده کرد. 172

شکل 1-9: نحوه قرارگیری ابزار و وسایل در محل کار با کمترین فضای اشغالی.. 188