راهنمای مدیریت مرکز بایگانی

فهرست مطالب

سخن نخست 9
فصل اول: كليات 11
كليات 11

مقدمه 11
مركز بايگاني: مفهوم، ضرورت، اهداف و وظايف 12
شرط استفاده از مرکز بایگانی: 14
اهداف استقرار مركز بايگاني 15
وظایف مركز بايگاني 15
تاريخچه 16
قوانین بالادستی 18
آیین‌نامه نحوه بررسی و نقل و انتقال پرونده‌های راکد 19
مركز بايگاني در ساير كشور 22
فصل دوم 25
تشكيلات و واحدهاي پيشنهادي مركز بايگاني 25
تشکیلات و واحدهای پیشنهادی مرکز بایگانی 25
واحد دریافت پرونده‌ها 26
واحد مراجعه و دسترسی به سوابق نیمه جاری 28
واحد ارزشیابی اسناد و امحاء اوراق 30
واحد انتقال اسناد به آرشيو ملي 33
فصل سوم 35
ساختمان، تجهيزات و نيروي‌انساني مركز بايگاني 35
ساختمان مركز بايگاني 35
تخمین و برآورد مقیاس ساختمان 36
محل و استحكام ساختمان 37
كنترل صدا و نور 39
كنترل دما و رطوبت 40
مقابله با آلودگي هوا 42
حفاظت در برابر آتش 44
روش‌هاي فني حفاظت از سرقت 46
نگهداري اسناد با قالب‌ها و شكل‌هاي خاص 46
مواد ديداري و شنيداري 47
اسناد الكترونيكي 49
تجهيزات 50
نيروي‌انساني 51
فصل چهارم 53
مديريت اسناد در مركز بايگاني 53
مقدمه 53
ارتباط با ادارات اسناد 54
جداول زماني امحا 55
اسناد حياتي 56
طرح‌هاي اضطراري 57
دسترس‌پذير كردن اسناد در مركز بايگاني 57
استفاده از پرونده‌ها در مركزبايگاني و انتشار اسناد براي سازمان‌هاي منشأ 62
خروج دائمی اسناد 64
اقدامات حفظ امنیت 65
اعمال كردن تاریخ‌های اقدام 66
اتمام چرخه بازبيني و تعيين‌تكليف سالانه 67
انتقال اسناد به موسسه آرشيوي 70
گردآوری اطلاعات آماری برای گزارش سالانه خدمات اسنادی 71
نمونه كاربرگه‌ها 71